Regulament de Organizare și Funcționare

REGULAMENT DE ORGANIZARE ȘI FUNCȚIONARE al Asociației SMART HOME 10.02.2025

I. Preambul
Art. 1. Asociația SMART HOME funcţionează pe baza propriului Statut, adoptat într-o primă formă de Adunarea Membrilor Fondatori din ——–, precum şi în conformitate cu legislaţia referitoare la organizaţiile neguvernamentale din România.

Art. 2. Asociația SMART HOME a luat fiinţă în baza Sentinţei Civile a Judecătoriei Cluj-Napoca la data de ————–. Codul ei fiscal ———-, iar contul bancar în lei este deschis la Banca Transilvania, IBAN
————-.

Art. 3. Sigla, logo-ul, antetul, precum și alte elemente de identitate vizuală sunt prezentate în Manualul de identitate al Asociației SMART HOME.

Art. 4. Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al Asociației SMART HOME (prescurtat ROF) conţine modalităţile concrete de acţiune pentru înfăptuirea scopului şi obiectivelor Asociaţiei, precum şi condiţiile şi regulile necesare pentru respectarea prevederilor Statutului propriu şi ale celorlalte documente menţionate la Art. 1 al prezentului Regulament.

În acest sens, ROF reglementează activitatea organelor alese, a aparatului tehnic şi a fiecărui membru al Asociaţiei. Respectarea lui este obligatorie pentru toţi membrii Asociației, precum şi pentru angajaţii Asociaţiei care nu sunt membri ai acesteia.

II. Dobândirea calității de membru

Art. 5. (1) ASOCIAŢIA are următoarele categorii de membri:

a) Membri fondatori – sunt persoanele care au contribuit direct la constituirea și înregistrarea Asociației „SMART HOME” ca persoană juridică și au sprijinit financiar patrimoniul inițial.

b) Membri asociați – sunt persoane fizice sau juridice care aderă la Asociația „SMART HOME” după înființare și contribuie anual la activitățile și scopurile acesteia prin plata cotizației.

c) Membri de onoare – sunt personalități sau organizații din domenii de interes ale asociației care au adus o contribuție importantă la activitățile Asociației „SMART HOME” sau au avut o activitate remarcabilă în domeniul tehnologiilor smart home. Calitatea de membru de onoare se acordă de Consiliul Director.

d) Membri susținători – sunt persoane fizice sau juridice interesate de tehnologiile smart home și de activitățile asociației, care contribuie prin feedback, soluții inovatoare sau implicare pe platformele de socializare ale asociației, fără a desfășura activități comerciale în domeniu. Aceștia nu au drept de vot în cadrul Adunării Generale.

III. Pierderea calităţii de membru

(1) ASOCIAŢIA este o structură asociativă deschisă și orice persoană juridică care contribuie la dezvoltarea industriei energetice din România poate să dobândească calitatea de membru, dacă își însușește și respectă actele constitutive, documentele de organizare și funcționare și parcurge o procedură transparentă de aderare.

(2) Admiterea noilor membri în cadrul asociației se face prin hotărârea Consiliului Director, pe baza unei cereri de adeziune însoțită de copia actelor constitutive și a altor informații și documente, conform prevederilor procedurale cuprinse în Regulamentul de Organizare și Funcționare.

(3) Calitatea de membru se pierde în următoarele moduri:

a) la cerere, prin renunțare la calitatea de membru;

b) în caz de deces /pierdere/încetare a personalităţii juridice;

c) la dizolvarea asociaţiei;

d) prin excludere.

(4) Sancțiunea de excludere se aplică de către Adunarea Generală, pentru încălcări grave sau repetate ale obligațiilor statutare, în cazurile expres prevăzute de Statut sau în alte cazuri când Adunarea Generală apreciază că repetitivitatea sau gravitatea încălcărilor impune această măsură.

 (5) Excluderea unui membru se face la propunerea Consiliului Director sau a cel puţin 1/4 din membri ASOCIAŢIEI, prin votul a ¾ din totalul membrilor prezenți în urma unei convocări statutare a Adunării Generale. Această decizie este definitivă şi se poate modifica doar dacă condiţiile care au stat la bazaexcluderii se modifică, moment în care persoana juridică în cauză poate solicita din nou adeziunea la ASOCIAŢIE.

(6) Dobândirea și pierderea calității de membru al asociației se anunță în scris tuturor celorlalți membri ai asociației în termen de 30 de zile de la data producerii acestora.

IV. DREPTURILE MEMBRILOR ASOCIAŢIEI

(1) Toți membri ASOCIAŢIEI sunt beneficiarii, fără discriminare, a tuturor rezultatelor acțiunilor/activităților întreprinse de ASOCIAŢIE în urmărirea scopului și obiectivelor pentru care aceasta s-a constituit.

(2)  În funcție de gradul de implicare a membrilor în unele activități punctuale desfășurate de ASOCIAŢIE, vor putea exista situații în care membrii cu o implicare mai mare să beneficieze de un drept preferențial sau condiții mai favorabile la exploatarea rezultatelor, în comparație cu ceilalți membri ai asociației, proporțional cu contribuția fiecăruia dintre acești membri la respectivele activități și aceste situații vor fi considerate excepții față de prevederile pct. (1).

(3) Excepțiile prevăzute la pct. (2) vor avea un caracter particular, vor fi făcute publice și sunt consecințele implementării unor proiecte în care parte din membri au o implicare semnificativă, putând avea în consecință un drept preferențial, dar nu exclusiv, în privința beneficiilor rezultate din acele acțiuni/activități. Aceste excepții vor trebui aprobate obligatoriu în sedințe ale Adunării Generale.

(4) Membri ASOCIAŢIEI au următoarele drepturi:

a) să participe sau să fie reprezentați la Adunările Generale ale ASOCIAŢIEI, să pună în discuţie şi să ia parte la dezbaterea problemelor care interesează domeniul sau bunul mers al ASOCIAŢIEI, să îşi delege votul prin mandat scris unui alt membru al ASOCIAŢIEI sau unei persoane desemnate în acest scop;

b) să aleagă şi să fie aleşi în organele de conducere ale ASOCIAŢIEI;

c) să sesizeze ASOCIAŢIA despre problemele care privesc interesele generale ale membrilor, în vederea apărării şi promovării acestor interese;

d) să participe, la cerere, la adoptarea hotărârilor în cadrul organelor de conducere ale ASOCIAŢIEI;

e) să-şi expună opiniile cu privire la orice situaţie legată de bunul mers al ASOCIAŢIEI;

f) să aibă acces la evidenţele contabile cu privire la modul de folosire a fondurilor ASOCIAŢIEI;

g) să beneficieze, în condiţiile stabilite de statut şi în regulamentul de funcţionare, de serviciile ASOCIAŢIEI.

V. OBLIGAŢIILE MEMBRILOR ASOCIAŢIEI

(1) Toți membri ASOCIAŢIEI au obligații egale, excepție fiind situațiile prevăzute de art. 12 pct. (2), atunci când eventualele drepturi preferențiale și/sau condiții mai favorabile la exploatarea unor rezultate au corelate obligații suplimentare, asumate prin liberul consimțământ al acestor membri și care, odata asumate, devin obligații ferme ale acestora față de ASOCIAŢIE.

(2) Membri asociaţiei au următoarele obligaţii decurgând din calitatea de membri:

a) să promoveze prin orice mijloace posibile scopul, obiectivele și activitățile ASOCIAŢIEI;

b) să respecte prevederile statutului şi hotărârile organelor de conducere ale asociaţiei și să-i acorde sprijin pentru îndeplinirea obiectivelor acesteia;

c) să dea dovadă de corectitudine în raport cu ceilalţi membri ai asociaţiei si să respecte Codul etic al asociaţiei;

d) să se abţină de la organizarea sau înştiinţarea oricăror activităţi contrare scopului şi obiectivelor asociaţiei sau care ar conduce la manipularea politică şi/sau religioasă a celor care participă la manifestările şi activităţile asociaţiei;

e) să plătească cotizația anuală, precum și alte contribuții și taxe, în condițiile şi la nivelurile stabilite de Adunarea Generală;

f) să-şi desfăşoare activitatea cu respectarea legislației în vigoare.

(3) Toți membrii care nu desfășoară activitate economică pot sa fie scutiți de la plata cotizației anuale și/sau a altor taxe, la cererea acestora. Scutirea de plată a cotizației anuale și/sau a altor taxe se aprobă/respinge în cadrul Adunării Generale.

VI. ORGANELE DE CONDUCERE ŞI CONTROL

Asociaţia este înfiinţată din iniţiativa membrilor fondatori prevăzuţi în Actul Constitutiv şi în Statut şi prezintă următoarea organizare internă:

VII. ADUNAREA GENERALĂ

(1) Adunarea Generală este organul de conducere al Asociației şi este constituită din totalitatea membrilor fondatori și aderenți, la ședințele ei putând participa fără drept de vot și membrii de onoare și putând asista, cu acceptul ei, și alte persoane. Adunarea Generală are următoarele atribuții:

a) stabilește strategia şi obiectivele generale ale asociaţiei;

b) aprobă şi modifică Actul constitutiv şi Statutul, Regulamentul de organizare şi funcţionare (ROF) al asociaţiei, precum și Codul etic;

c) aprobă Bugetul de venituri şi cheltuieli, Planul anual de activitate şi situaţiile financiare ale anului anterior și descărcarea de gestiune;

d) dezbate raportul de activitate al Consiliului Director şi raportul de verificare al Cenzorului privind activitatea desfăşurată între sesiunile Adunării Generale şi dă descărcare de gestiune;

e) alege președintele Consiliului Director şi aprobă sau modifică programul şi Comitetele şi/sau Comisiile propuse de Consiliul Director;

f) stabileşte numărul membrilor din Consiliul Director, alege şi revocă membrii Consiliului Director;

g) stabileşte numărul cenzorilor, alege şi revocă cenzorii;

h) aprobă înfiinţarea de filiale și/sau sucursale;

i) aprobă schimbarea sediului şi a denumirii Asociaţiei;

j) dispune aprobarea fuziunii şi afilierii Asociaţiei cu alte persoane juridice fără scop patrimonial cu obiective asemănătoare;

k) aprobă dizolvarea şi lichidarea Asociaţiei şi stabilirea destinaţiei bunurilor rămase după lichidare;

l) dezbate problemele de interes general şi actual ale Asociaţiei, adoptă rezoluţii care reflectă poziţia membrilor Asociației în problemele dezbătute şi care cuprind concluziile şi propunerile de măsuri corespunzătoare;

m) stabileşte taxele şi cotizaţiile membrilor, precum şi nivelul acestora;

n) deliberează şi hotărăşte în privinţa oricăror altor probleme care intră în competenţa sa conform legislației în vigoare.

(2) Toți membri fondatori și membri asociați ai ASOCIAȚIEI au drept de vot egal în Adunarea Generală.

(3) Adunarea Generală este convocată:

a) cel puţin o dată pe an pentru a aproba bugetul de venituri şi cheltuieli;

b) la iniţiativa Consiliului Director;

c) la cererea a cel puţin 20 % din numărul membrilor Asociaţiei.

(4) Atribuţiile Adunării Generale se completează cu dispozitiile legale în vigoare.

(5) Membrii Adunării Generale pot vota prin mijloace electronice, prin corespondență sau prin alte metode stabilite de Consiliul Director, cu respectarea regulamentului intern al asociației. Deciziile astfel votate sunt valabile și produc efecte în aceleași condiții ca și voturile exprimate prin prezență fizică.

Art. 16

Adunarea Generală se întruneşte în sesiune ordinară, o dată în fiecare an, iar în sesiune extraordinară ori de câte ori trebuie rezolvate probleme importante care intră în competenţa sa şi care nu suferă amânare.

Art. 17

(1) Adunarea Generală se consideră convocată prin publicarea datelor relevante (data, ora, locul, ordinea de zi) pe site-ul oficial al Asociației (sau într-o altă locație publică stabilită prin Regulamentul intern) cu cel puțin 15 zile înainte de data stabilită pentru desfășurarea acesteia. Membrii au responsabilitatea de a verifica aceste informații. Asociația nu este obligată să notifice individual fiecare membru.

(2) Odată cu publicarea informațiilor despre convocare, se include ordinea de zi preliminară, cu prezentarea explicită a tuturor problemelor care vor face obiectul dezbaterii adunării, precum și a datelor, locațiilor și orelor eventualelor reconvocări în situațiile de neîntrunire a cvorumului prevăzut în Statut.

(3) Informațiile despre convocarea AGA vor rămâne disponibile pe site-ul oficial al Asociației (sau locația publică stabilită) până la data desfășurării acesteia.

Art. 18

(1) Adunarea Generală este valabil întrunită dacă sunt prezenți, prin prezență fizică sau prin reprezentare, cel puțin 30% din numărul total al membrilor ASOCIAȚIEI.

(2) Dacă la prima convocare nu se întruneşte cvorumul necesar, operează reconvocarea, cu un preaviz de minim 7 zile și maxim 30 de zile de la data primei convocări. La a doua convocare, Adunarea Generală poate lua decizii valabile indiferent de numărul membrilor prezenți, cu excepția situațiilor în care legea sau statutul asociației cer o majoritate calificată.

Art. 19

(1) Adunarea Generală este condusă de Preşedintele în funcţiune al ASOCIAȚIEI sau de unul dintre Vicepreședinți.

(2) Înainte de deschiderea Adunării Generale, se va verifica numărul membrilor prezenţi după lista nominală, raportându-se Adunării Generale rezultatul verificării prin secretarul general.

Art. 20

(1) În cadrul unei convocări statutare, Adunarea Generală va lua decizii prin votul majorității simple a membrilor prezenți, cu excepția deciziilor privind modificarea actelor constitutive, aprobarea unei eventuale fuziuni şi afilieri a ASOCIAȚIEI cu alte persoane juridice fără scop patrimonial cu obiective asemănătoare și/sau aprobarea dizolvării şi lichidării ASOCIAȚIEI şi stabilirea destinaţiei bunurilor rămase după lichidare, situații în care deciziile se vor putea lua doar cu majoritatea calificată, respectiv 2/3 din drepturile de vot.

(2) Fiecare membru are dreptul la un singur vot.(3) Adunarea Generală poate permite exprimarea voturilor prin mijloace electronice, asigurând securitatea, confidențialitatea și integritatea votului. (4) Regulile privind votul electronic, inclusiv platformele utilizate și procedura de înregistrare și validare a voturilor, vor fi stabilite prin Regulamentul intern de organizare și funcționare aprobat de Adunarea Generală.